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Formación

Lo esencial de la gestión de proyectos para los aspirantes a empresarios deportivos
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Palabras clave

Gestión de proyectos; Gestión; Proyecto; Colaboración; Comunicación




Objetivos/metas

Tras familiarizarse con este módulo de formación, los alumnos serán capaces de:
• Comprender la gestión de proyectos en sus aspectos esenciales
Definir las funciones y responsabilidades de los gestores de proyectos
• Identificar las actividades y tareas que son fundamentales para cada ciclo de ejecución
• Llevar a cabo estrategias de comunicación eficaces, dentro y fuera del equipo del proyecto
• Gestionar las personas con más cuidado
• Ser mucho más competente en la disciplina de PM
• Desglosar su carga de trabajo en un enfoque coherente de PM

Definir gestión de proyectos

Empezar por el principio: Una definición de Gestión de Proyectos (PM)Clic para leer  

En el marco de la primera unidad, deseamos introducir a los alumnos en el "concepto" de PM a partir de su definición y destacando los elementos fundadores de un proyecto.

Según el APM, Association for Project Management , La gestión de proyectos es la aplicación de procesos, métodos, habilidades, conocimientos y experiencia para lograr los objetivos específicos de un proyecto. La gestión de proyectos es una mentalidad que busca la EFICACIA y la EFECTIVIDAD: buscar una idea de negocio, crear una empresa, lanzar una campaña de marketing, dirigirte a grupos de interés para tu marca e identificarlos, pueden considerarse proyectos independientes... como programar una sesión de ejercicios. Por ello, el enfoque de la gestión de proyectos debe aplicarse de forma transversal a todas las funciones típicas de los empresarios.

Hemos mencionado el hecho de que existen algunas diferencias relevantes entre la gestión de proyectos y la gestión de otras funciones empresariales tradicionales, como la comunicación, los Recursos Humanos, la auditoría, etc. Esto se resume en la siguiente tabla:

 

GESTIÓN DE PROYECTOS

GESTIÓN

  • Entrega final
  • Ciclo finito
  • Único e innovador
  • Transfuncional
  • Recursos específicos del proyecto
  • Alcance: preciso y bien definido
  • Actividades continuas
  • Flujo continuo de entrada-salida
  • Tareas rutinarias
  • Mono-disciplinario
  • Recursos presupuestarios generales
  • Alcance: más amplio y menos delimitado

 

 

De acuerdo con la misma definición de la APA, los proyectos tienen resultados finales que se limitan a una escala de tiempo y un presupuesto limitados. Sin embargo, como ya hemos mencionado, la mayoría de las tareas empresariales comunes pueden abordarse con un "enfoque de gestión de proyectos", ya que pueden interpretarse como subproyectos por sí mismos.

Por su parte, los gestores de proyectos se ocupan de una amplia serie de actividades y responsabilidades, que potencian enormemente sus habilidades, competencias y conocimientos. Los gestores de proyectos se encargan de la ejecución del proyecto, por supuesto, pero también de la comunicación, los recursos humanos y las finanzas, y su papel es muy camaleónico, ya que se relacionan con un gran número de intereses, tanto de dentro como de fuera de la organización. En las pequeñas empresas, este papel lo suele desempeñar el propio empresario.

 

Definir pilares de la gestión de proyectosClic para leer  

Incluimos:

- TIEMPO
- RESULTADOS
- RECURSOS

La relación entre los tres está muy interrelacionada: cualquier cambio potencial -en calidad y en cantidad- que afecte a uno de los tres afectará inevitablemente a todos los demás, para bien o para mal.

Cuando el tiempo, los resultados y los recursos están alineados con un diseño coherente, los directores de proyecto/emprendedores son capaces de ofrecer resultados que son:

- en cumplimiento del calendario interno
- de acuerdo con los parámetros de rendimiento
- en conformidad con el presupuesto y los recursos financieros asignados
- en cumplimiento de las normas de calidad y satisfacción de los objetivos
- en cumplimiento de las normas de sostenibilidad e impacto
- (+ potenciación y motivación)
 

 

Ciclo de vida del proyecto

La idea del proyectoClic para leer  

Esta etapa específica del ciclo de vida de un proyecto se refiere a la identificación de necesidades / oportunidades específicas que podrían abordarse mediante un proyecto a medida. Los gestores de proyectos (y los empresarios) aprovechan este momento para reflexionar sobre lo que pretenden conseguir con la ejecución de los proyectos, y sobre el foco de interés en cuanto a los resultados deseados y los resultados esperados.

 

Empieza con dos tareas típicas:
  1. Identificación de las partes interesadas (STKH: STAKEHOLDERS)
Un mapeo en profundidad de los "grupos de interés" que podrían verse afectados o tener un impacto en el proyecto. En otras palabras, los gestores de proyectos identifican los objetivos del proyecto en función de su posible influencia y/o interés en el mismo.
En la teoría y en la práctica, existen innumerables formas de realizar esta actividad. En el contexto de este material de formación, recomendamos a los lectores y usuarios que se basen en la matriz PODER/INTERÉS (Johnson y Scholes; 1999).
Las potenciales partes interesadas y grupos de interés de relevancia para el desarrollo del proyecto se agrupan en una matriz de 2x2 en función de: el nivel de impacto que el proyecto puede tener sobre ellos y el interés que puedan tener en su ejecución; el nivel de influencia que pueden tener en su desarrollo.
 
Los STKH de alto impacto y alto interés son JUGADORES CLAVE → que hay que gestionar de cerca
Los STKH de bajo impacto y alto interés son EXPERTOS → a los que hay que aprovechar
Los STKH de alto impacto y bajo interés son PASAJEROS PASIVOS → a los que hay que mantener satisfechos
Los STKH de bajo impacto y bajo interés son PRIMOS LEJANOS → a los que hay que vigilar
 
  1. Consolidación de Statement of Work (SOW)
El SoW es un documento muy detallado que recoge todos los elementos definitorios del proyecto en su contenido y estructura, y antes de su lanzamiento oficial. Este documento pretende ser la propuesta de proyecto así definida: los emprendedores y los gestores de proyectos se basan en él para concretar sobre el papel lo más esencial del proyecto, y eventualmente para presentar la idea del proyecto a los inversores.
Los elementos típicos divulgados por el SoW son:
  • Antecedentes y evaluación de necesidades/oportunidades
  • Escala y alcance del proyecto
  • Ubicación geográfica
  • Calendario
  • Resultados cualitativos y cuantitativos
  • Personal/organización implicada
  • Control presupuestario y auditoría
  • Garantía de calidad, seguimiento y evaluación, gestión de riesgos
  • Evaluación del impacto (medio ambiente, cultura, inclusión socioeconómica, etc.)
La fase de planificación: recursos y necesidades operativas Clic para leer  

En realidad, se trata de calificar y cuantificar todos los recursos (financieros, tecnológicos y humanos) que se necesitan para permitir una ejecución fluida del proyecto.

En esta etapa, los gestores de proyectos invierten mucho tiempo y esfuerzos en:

  • Establecer tareas y acciones concretas para lograr los resultados esperados
  • Afinar el calendario interno para la conclusión/finalización de las actividades previstas
  • Estimar la cantidad y naturaleza de los recursos que necesitan para avanzar en la ejecución y desarrollo del proyecto
  • Anticipar los posibles riesgos y diseñar contramedidas coherentes (es decir, el plan B)
  • Diseñar un plan de comunicación interna/externa, detallando los medios y estrategias de comunicación

Todo lo anterior, y los tecnicismos específicos, serán retomados por el Plan de Gestión del Proyecto, el documento formal que establece las directrices específicas sobre quién hace qué, y cuándo.

Los gestores de proyectos siguen un enfoque de desglose de paquetes de trabajo:

  1. Definir el paquete de trabajo específico (por ejemplo, la preparación del sitio web)
  2. Desglosar cada paquete de trabajo en subtareas (por ejemplo, registrar el dominio, configurar la imagen y los visuales, etc.)
  3. Asignar a cada tarea un resultado específico, es decir, un producto (por ejemplo, un canal de comunicación).

 

Hay que tener en cuenta que los resultados conducen normalmente a:

  • Resultado, las repercusiones de ese resultado: es decir, la visibilidad en línea
  • Resultados, tangibles y concretos: por ejemplo, el sitio web final

Considere que los Paquetes de Trabajo y las Tareas siguientes deben concluir en un periodo de tiempo determinado. Estos plazos deben considerarse en función de la carga de trabajo global necesaria para la ejecución y el desarrollo de ese paquete de trabajo/tarea. Cuanto mayor sea la carga de trabajo, mayor será la cantidad de recursos necesarios para cumplir con las actividades: CAPITAL HUMANO, TIEMPO, FINANZAS.

Ejecución y seguimiento de la calidad del proyectoClic para leer  

Antes de pasar al lanzamiento real de las actividades, es esencial que los directores de proyecto:

  • realizar una última ronda de revisión de las actividades planificadas - el plan general puede necesitar algunas correcciones/ajustes basados en nuevos escenarios no previstos originalmente o surgidos tras la fase de planificación inicial
  • seleccionar y desplegar los recursos necesarios - por recursos nos referimos a los financieros, tecnológicos, infraestructurales y humanos (es decir, competencias, conocimientos técnicos, capacidades, habilidades técnicas, etc.)

 

Durante la ejecución de las tareas del proyecto destinadas a la obtención de resultados reales, los gestores del proyecto llevan a cabo un estricto proceso de seguimiento y evaluación que mantiene las prioridades relacionadas con la garantía de calidad. Los indicadores clave de rendimiento cualitativos y cuantitativos incluidos en el plan de gestión del proyecto se comparan con los resultados obtenidos.

Cualquier desajuste se aborda rápidamente con medidas correctoras para reajustar el rendimiento del equipo a los estándares deseados.

 

El proceso de evaluación puede adoptar dos formas:

  • Formativa - un proceso de evaluación continuo y "basado en el día a día", normalmente realizado por los miembros del personal superior, los líderes de las tareas y los miembros implicados.
  • Sumativa: tras la conclusión de las principales etapas de los proyectos, para reflexionar mejor sobre las lecciones aprendidas y las conclusiones del ciclo de ejecución anterior.

 

Las etapas representan los principales logros de tu proyecto: normalmente, la conclusión formal/finalización de un programa de trabajo.

Puede haber (y debe haber) más de una etapa en un proyecto, aprovecha este momento para hacer una pausa para:

  • Reflexionar sobre lo que has conseguido hasta este momento – calidad y cantidad
  • Planificar y desplegar una breve estrategia de comunicación para valorar los resultados
  • Aumenta tu curva de aprendizaje: haz un balance de las lecciones aprendidas
  • Controla el bienestar de tu equipo: el estrés es un enemigo furtivo, sus efectos se manifiestan con el tiempo...

 

 

Actividades transversales: qué hay en común en todos los proyectosClic para leer  

COMUNICACIÓN

Con el paquete de trabajo de comunicación, solemos referirnos a las actividades de comunicación que apoyan las dinámicas de colaboración, dentro y fuera del equipo del proyecto o de la organización:

  • Gestión de personas y RRHH
  • Coordinación entre miembros del proyecto
  • Gestión de las partes interesadas – identificación y compromiso
  • Alcance y visibilidad de los resultados del proyecto
  • Valoración de buenas prácticas, éxitos y logros

 

GESTIÓN DE PROYECTOS

Con el paquete de trabajo de gestión de proyectos nos referimos normalmente a las actividades que son instrumentales para asegurar una ejecución del proyecto sin problemas, tanto en calidad como en tiempo:

  • Garantía de calidad: Seguimiento y evaluación
  • Gestión de riesgos: Identificación > Evaluación > Diseño de contramedidas
  • Evaluación del impacto
  • Gestión financiera
  • Control presupuestario

 

Consejos para la gestión financiera

En la gestión financiera, se llega a la EFICACIA -finalización de los resultados respetando las limitaciones presupuestarias- cuando se consigue combinar ECONOMÍA y EFICACIA:

  • Economía:

→ Ingresos correctos a bajo coste

  • Efficiency:

→ Resultados correctos con los más bajos esfuerzos

Llevar el proyecto a su finClic para leer  

Una de las cosas que distingue a un proyecto de un "proceso" es el hecho de que el primero tiene una fecha de FIN y de INICIO clara y bien especificada, en comparación con los procesos empresariales generales que, en cambio, son continuos en el tiempo.

Una vez que todas las actividades han finalizado y todos los resultados esperados se han cumplido, es muy importante que el equipo del proyecto vuelva al ciclo de implementación en busca de las mejores prácticas relevantes que ayudaron al equipo a superar los desafíos y a mejorar sus habilidades y competencias.

Este ejercicio interno resultará extremadamente útil para futuros proyectos e iniciativas, incluso no necesariamente relacionados, por su escala y alcance, con el que acaba de concluir.

Los miembros del equipo deben experimentar la validación y valoración de sus esfuerzos y contribuciones individuales, lo que a su vez aumenta su moral, confianza y seguridad en sí mismos. Por otra parte, los "errores humanos" deben tratarse como una oportunidad para el desarrollo de capacidades, la capacitación y el perfeccionamiento.

 

Contenido extra: evitar las trampas

Una mala planificación y/o ejecución de los programas de trabajo horizontales conduce a resultados muy pobres. Independientemente del contexto:

  • Entropía y disfunciones del rendimiento
  • Falta de visión clara sobre qué hacer / cómo hacerlo
  • Descompromiso (es decir, desinterés) de las personas clave de apoyo
  • Falta de preparación ante cambios inesperados en los planes → retrasos
  • Pérdida de control sobre las finanzas y/o el calendario
  • Poca satisfacción de las partes implicadas (es decir, los beneficiarios del proyecto)
  • Obstáculos a la comunicación interna → perjuicio al flujo de información

 

 La gestión de proyectos debe cumplir siempre unas pocas reglas, pero fundamentales:

  • Evitar las redundancias: Ser sencillo e inteligente
  • Establecer objetivos que sean desafiantes y motivadores, realistas y atractivos
  • Ser extremadamente específico y directo: utilizar un lenguaje sencillo
  • Poner a los demás en condiciones de entender... no de interpretar
  • No esperar a abordar las alarmas rojas


Bibliografía

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Material del formación relacionado



Glosario relacionado

  • Gestión de proyectos:
    La gestión de proyectos es la aplicación de procesos, métodos, habilidades, conocimientos y experiencia para lograr los objetivos de un proyecto específico.
  • Declaración de trabajo:
    (Statement of Work) Documento formal redactado durante la finalización de las ideas del proyecto que describe las actividades previstas y los resultados esperados. El documento revela los antecedentes y las necesidades/oportunidades que aborda el proyecto, los presupuestos y los recursos que absorben las tareas de ejecución, el equipo del proyecto, el impacto y los medios de seguimiento.
  • Plan de gestión de proyectos:
    Documento formal redactado inmediatamente antes del lanzamiento del proyecto. El PMP perfecciona las actividades incluidas en el SoW y proporciona una orientación clara sobre cómo deben ejecutarse las tareas, por quién y cuándo.
  • Partes interesadas:
    Cualquier organización, institución y/o persona física que se vea afectada o pueda tener un impacto en el desarrollo y éxito del proyecto
  • KPI:
    También conocido como Key Performance Indicator, un KPI es una variable de control en la que se basan los gestores para comparar los resultados actuales con los previstos (es decir, el número de STKH a los que han llegado las actividades de comunicación durante los cuatro primeros meses de aplicación).
  • Ver todos los términos


Socios

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