Nel contesto della prima unità, desideriamo introdurre i discenti al “concetto” di PM partendo dalla sua definizione ed evidenziando gli elementi fondanti di un progetto.

Secondo l’APM (Association for Project Management), il Project Management rappresenta l'applicazione di processi, metodi, competenze, conoscenze ed esperienze volte al raggiungimento di obiettivi specifici. Il Project Management è una forma mentis che punta all’EFFICACIA e all’EFFICIENZA: la ricerca di un'idea imprenditoriale, la creazione di un'attività, il lancio di una campagna di marketing, il targeting e l'identificazione di gruppi di interesse per il proprio marchio, possono essere tutti considerati progetti a sé stanti... come programmare una sessione di allenamento. Ecco perché un approccio di Project Management dovrebbe applicarsi trasversalmente a tutte le tipiche funzioni imprenditoriali.

Abbiamo menzionato il fatto che ci sono alcune differenze rilevanti tra il Project Management e il Management di altre funzioni aziendali tradizionali come la gestione della comunicazione, risorse umane, audit, ecc. Queste sono riassunte dalla tabella seguente:

In linea con la stessa definizione dell'APA, i progetti hanno risultati finali che sono vincolati a tempi e budget ben definiti. Tuttavia, come accennato in precedenza, la maggior parte delle attività aziendali possono essere affrontate facendo affidamento su un "approccio di Project Management" poiché possono essere interpretate come sotto-progetti a sé stanti.

A loro volta, i project manager si occupano di una vasta serie di attività e responsabilità, che potenziano notevolmente le loro abilità, competenze e capacità. I project manager sono ovviamente responsabili dell'attuazione del progetto, ma anche della comunicazione, delle risorse umane e della finanza, il loro ruolo è molto camaleontico in quanto interfaccia con un gran numero di interessi, provenienti sia dall'interno che dall'esterno dell'organizzazione. Nelle piccole imprese, questo ruolo è tipicamente svolto dagli stessi imprenditori.

Includiamo:

I tre pilastri sono legati da una relazione fortemente interconnessa: qualsiasi potenziale cambiamento – in termini di qualità e quantità – che influisce su uno dei tre influenza inevitabilmente tutti gli altri, in meglio o in peggio.

Quando Tempo, Risultati e Risorse sono tutti allineati a un design coerente, i project manager/imprenditori sono in grado di fornire risultati che rispettino:

Questa fase specifica del ciclo di vita di un progetto riguarda l'identificazione di bisogni/opportunità specifici che potrebbero essere affrontati attraverso un progetto su misura. I project manager (e gli imprenditori) approfittano di questo momento per riflettere su cosa intendono ottenere attraverso l'attuazione dei progetti e sul focus d’interesse in termini di risultati desiderati e risultati attesi.

Tipicamente questa fase inizia con due specifiche attività:

1. Identificazione degli Stakeholder

Una mappatura approfondita dei “gruppi di interesse” che potrebbero essere interessati o che potrebbero avere un impatto sul progetto. In altre parole, i project manager identificano i target del progetto in base alla loro potenziale influenza e/o interesse sul progetto.

In letteratura e nella pratica, ci sono innumerevoli modi in cui questa attività può essere svolta. Nel contesto di questo materiale di formazione, consigliamo ai lettori e agli utenti di fare affidamento sulla matrice POWER / INTEREST (Johnson e Scholes; 1999).

I potenziali Stakeholder e gruppi di interesse rilevanti per lo sviluppo del progetto sono raggruppati in una matrice 2x2 basata su: il livello di impatto che il progetto può avere su di loro e l'interesse che potrebbero avere nell’attuazione del progetto; il livello di influenza che possono avere sul suo sviluppo.

STKH ad alto impatto e alto interesse sono GIOCATORI CHIAVE→ da gestire da vicino

STKH a basso impatto e alto interesse sono ESPERTI→ su cui fare leva

STKH ad alto impatto e basso interesse sono PASSEGGERI PASSIVI→ da mantenere soddisfatti

STKH a basso impatto e basso interesse sono CUGINI DISTANTI → da monitorare

2. Consolidamento dello Statement of Work (SOW)

Il SoW è un documento molto dettagliato che elenca tutti gli elementi che definiscono il progetto, prima del suo lancio ufficiale, in termini di contenuto e struttura. Questo documento rappresenta la cosiddetta proposta progettuale: imprenditori e project manager si affidano ad esso per individuare su carta l'essenziale del progetto ed eventualmente presentare l'idea progettuale agli investitori.

Gli elementi tipici indicati nello SoW sono:

• Valutazione del background e delle esigenze/opportunità
• Dimensione e portata del progetto
• Posizione geografica
• Tempistiche
• Risultati quantitativi e qualitativi
• Effetti qualitativi e quantitative
• Staff/organizzazioni coinvolte
• Controllo e audit del budget
• Quality Assurance (verifica della qualità), Monitoraggio e Valutazione, Risk Management
• Impact Assessment (valutazione dell’impatto) (ambiente, cultura, inclusione socio-economica ecc.)

Si tratta di qualificare e quantificare tutte le risorse (finanziarie, tecnologiche e umane) necessarie per consentire una corretta attuazione del progetto.

In questa fase, i project manager investono tempo e sforzi per:

• Stabilire compiti e azioni concrete per raggiungere i risultati attesi
• Affinare le tempistiche interne per la conclusione/finalizzazione delle attività pianificate
• Stimare la quantità e la natura delle risorse necessarie per attuare e sviluppare il progetto
• Anticipare possibili rischi e progettare contromisure coerenti (ad esempio, piano B)
• Progettare un piano di comunicazione interna/esterna, specificando i mezzi e le strategie per la comunicazione

Tutti questi elementi, saranno ripresi dal Project Management Plan, il documento formale che fornisce linee guida specifiche su chi fa cosa ed entro quando:

I project manager scompongono il lavoro in Work Packages:

1. Definiscono uno specifico Work Package (es. creazione del sito web)
2. Scompongono ogni Work Package in sotto-attività (es., registrazione del dominio, impostazione dell’immagine e della grafica, ecc.)
3. Assegnano ad ogni attività un risultato specifico, ovvero un output (es. canale di comunicazione)

Tieni a mente che gli output tipicamente portano a:

• Un outcome, l’impatto, gli effetti di quel risultato (es. visibilità online)
• Un deliverable, un risultato tangibile e concreto (es. sito web finale)

Considera che i Work Packages e le attività successive dovrebbero concludersi entro un determinato periodo di tempo. Questi periodi dovrebbero essere considerati in base al carico di lavoro complessivo richiesto per l'implementazione e lo sviluppo di quel determinato WP/Attività. Maggiore è il carico di lavoro, maggiore è la quantità di risorse necessarie per adempiere alle attività – CAPITALE UMANO, TEMPO, FINANZE.

Prima di passare all'avvio vero e proprio delle attività, per i project manager è essenziale:

• Eseguire una revisione finale delle attività pianificate – il piano generale potrebbe richiedere alcune correzioni/aggiustamenti sulla base di nuovi scenari non originariamente previsti o emersi dopo la fase di pianificazione iniziale
• Selezionare e impiegare le risorse di cui hanno bisogno – per risorse ci riferiamo a quelle finanziarie, tecnologiche, infrastrutturali e umane (es. competenze, know-how, capacità, abilità tecniche, ecc.)

Durante l'attuazione delle attività del progetto, i project manager conducono un rigoroso processo di monitoraggio e valutazione che sostiene le priorità relative alla Quality Assurance. KPI qualitativi e quantitativi inclusi nel Project Management Plan sono confrontati con gli output concretamente raggiunti.

Qualsiasi mismatch viene prontamente affrontato con misure correttive in modo da riallineare le prestazioni del team agli standard desiderati.

Il processo di valutazione può assumere due forme:

• Formativo - un processo di valutazione continuo e "quotidiano", tipicamente svolto dai membri dello staff senior, dai leader delle singole attività, membri coinvolti.
• Riepilogativo - al termine di ogni milestone del progetto in modo da riflettere meglio sulle lezioni apprese del precedente ciclo di attuazione.

Le milestone rappresentano il risultato più importante del tuo progetto, in genere la conclusione/finalizzazione formale di un WP.

Ci può essere (e dovrebbe esserci) più di una milestone in un progetto, sfrutta questo momento per fare una pausa in modo da:

• Riflettere su ciò che è stato raggiunto fino a questo momento: qualità e quantità
• Pianificare e implementare una breve strategia di comunicazione per valorizzare il/i risultato/i
• Aumentare la tua curva di apprendimento: fai il punto sulle lezioni apprese
• Monitorare il benessere della tua squadra: lo stress è un nemico subdolo, i suoi effetti si manifestano nel tempo...

COMUNICAZIONE

Con il Work Package di comunicazione, in genere ci riferiamo alle attività di comunicazione a supporto delle dinamiche di collaborazione, all'interno e all'esterno del team di progetto o dell'organizzazione:

• Gestione del personale e Risorse Umane
• Coordinamento tra i Membri del progetto
• Gestione degli STKHs – identificazione e coinvolgimento
• Diffusione e visibilità dei risultati
• Valorizzazione delle buone pratiche, dei successi e dei risultati

PROJECT MANAGEMENT

Con il Work Package di Project Management, in genere ci riferiamo ad attività che sono strumentali per assicurare un'attuazione regolare del progetto, sia in termini di qualità che di tempo:

• Quality Assurance: Monitoraggio e Valutazione
• Risk Management: Identificazione > Valutazione > Contromisure
• Impact Assessment
• Gestione finanziaria
• Controllo del budget

Suggerimenti per una corretta gestione finanziaria

Nel Financial Management, raggiungi l’EFFICACIA – la finalizzazione dei risultati nel rispetto dei vincoli di budget – quando riesci a coniugare ECONOMIA ed EFFICIENZA:

• Economia:

→ Giusti input al minor costo

• Efficienza:

→ Giusti output al minor sforzo

Una delle cose che distingue un progetto da un “processo” è il fatto che il primo ha una data di FINE e INIZIO chiara e ben definita, rispetto ai processi aziendali generali che invece sono continui nel tempo.

Una volta che tutte le attività sono state finalizzate e tutti i risultati attesi sono stati raggiunti, è estremamente importante per il team del progetto tornare al ciclo di implementazione per individuare le best practices che hanno permesso al team di superare le sfide e migliorare le proprie capacità e competenze.

Questo esercizio interno si rivelerà estremamente utile per iniziative e progetti futuri non necessariamente legati, per scala e portata, a quello appena concluso.

I membri del team dovrebbero vedere i loro sforzi e contributi individuali validati e valorizzati, cosa che a sua volta aumenta la morale, la fiducia e l'auto-affidabilità. D'altra parte, gli "errori umani" dovrebbero essere trattati come un'opportunità per il rafforzamento delle capacità, l'empowerment e il miglioramento delle competenze.

Contenuti extra: come evitare le trappole

Una scarsa pianificazione e/o attuazione dei WP orizzontali porta a risultati molto scarsi. Indipendentemente dal contesto:

• Entropia e disfunzioni della performance
• Mancanza di una visione chiara su cosa fare e come farlo
• Disimpegno (disinteresse) da parte dei soggetti chiave del progetto
• Seria impreparazione davanti ad eventuali imprevisti nei piani → ritardi
• Perdita di controllo sugli aspetti finanziari o sul tempo
• Scarsa soddisfazione delle parti coinvolte (i beneficiari del progetto)
• Barriere nella comunicazione interna→ pregiudizio al flusso di informazioni

Il Project Management deve essere sempre conforme a poche ma fondamentali regole:

• Evita ridondanze: Keep It Simple & Smart
• Fissa degli obiettivi che siano stimolanti e motivanti, realistici e coinvolgenti
• Sii estremamente specifico e diretto: usa un linguaggio chiaro
• Metti gli altri nella condizione di capire…non di interpretare

• In caso di allarmi non aspettare ma trova subito una soluzione